Ich hatte ja hier im Blog schon mal darüber geschrieben, wie es für mich war, als ich eine Woche ohne Handy leben musste durfte. Endlich mal Zeit für ein neues Buch. Anfang des Jahres hatte ich mir die Challenge gestellt, bis Jahresende 12 Bücher zu lesen. Mein letztes Buch war nun „Mail halten“ von Anitra Eggler.
Ein schönes Buch, in dem die Digitalstrategin sehr überspitzt illustriert, wie negativ unser Gebrauch von E-Mails eigentlich ist – und wie krank uns das macht. Viele von uns schauen schon morgens nach dem Aufstehen in die Mails, setzen wahllos Leute in CC oder (noch schlimmer) BCC und sind „gefangen im Mail-Ping Pong“. Das führt dann meist dazu, dass Informationen in den ewigen Abgründen der Inbox verschwinden. Aber das muss nicht sein.
Unternehmen haben heute die Chance, neue Tools für die moderne Zusammenarbeit zu nutzen – und so effektiver und erfolgreicher zu agieren. Die Frage ist nur, ob sie es auch wagen und sich auf diese neue Form der transparenten „Collaboration“ einlassen. Ich kann es aus unserer Erfahrung nur wärmstens empfehlen.
Hier sind 10 Gründe, warum ein Social Intranet das bessere Tool ist für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen
1. Transparente Zusammenarbeit wird möglich
Während E-Mail-Postfächer Informationen verschlucken bietet ein Social Intranet, auch Enterprise Social Network genannt, eine Plattform, auf der die Themen und Inhalte offen zugänglich für die Mitarbeiter dargestellt werden. Unser „internes Facebook“ bei der OSPA wird seit 3 Jahren intensiv genutzt und konnte einen deutlichen Rückgang von Mails bewirken. Dafür werden Blogs und Wikis geschrieben, kommentiert und empfohlen. Die Kommunikation wird also öffentlich.
2. Neue Ideen tragen schneller Früchte
Wir alle kennen das. In der Kaffeeküche wird darüber gesprochen, was man doch eigentlich mal machen könnte, um ein bestimmtes Problem zu lösen.
„Hey, gute Idee. Das müsstest du mal aufschreiben.“
„Ja, müsste ich eigentlich mal machen.“
In unserem Social Intranet „OSPA Connect“ nutzen wir Tools wie Ideen-Blogs und Foren, um neue Ideen der Mitarbeiter zu sammeln und diese dann auch bekannt zu machen. Ideen, die bei uns im Ideen-Blog einer Community eingestellt werden können von Kollegen mit einem Vote bewertet werden. Das hat bei uns schon zu vielen neuen Aktionen geführt.
3. Alle Mitarbeiter sind bei wichtigen Themen schneller im Boot.
Mail to all vom Vorstand? Das gehört bei uns der Vergangenheit an. Stattdessen wird der Vorstandsblog genutzt, um größere und manchmal auch kleinere News zu teilen.
Auf unserer Startseite ist der Vorstandsblog oben rechts gut sichtbar verbaut. Dort schaut quasi jeder Mitarbeiter täglich hin – und bleibt so auf dem Laufenden.
Ältere Blogartikel sind hier natürlich auch archiviert, so dass man nicht lange suchen muss, um sich eine frühere Neuigkeit nochmal anzusehen. Daneben gibt es unseren „Aktuelles“ Blog. Hier schreiben einige Redakteure aus dem Bereich Interne Kommunikation über übergreifende Themen.
Das kann der Firmenlauf sein, die Einführung eines neuen digitalen Produkts oder auch eine Einladung zu einer Betriebsfeier.
4. Mitarbeiter können ihr Wissen teilen
Teil der Plattform ist auch der Bereich „Dateien“, der ähnlich funktioniert wie Dropbox. Dateien müssen intern nicht mehr gemailt werden, sie werden geteilt. Diese Funktion hat sich innerhalb kürzester Zeit beu uns durchgesetzt. Und auch die IT freut sich über abnehmende Kosten, denn die Postfächer sind seit dem deutlich leerer.
Stattdessen werden Files hochgeladen, mit Kollegen und Communitys geteilt und kommentiert. Ziemlich cool ist auch die Funktion der Versionierung. Wenn man also eine neue Version der Datei hochläd bleiben die älteren Versionen erhalten und sind jederzeit aufrufbar.
5. Mitarbeiter vernetzten sich neu – sowohl beruflich als auch privat
Auf unserer Startseite stellen wir die neuen Mitarbeiter vor, so dass ein Kennenlernen unkompliziert möglich ist. Außerdem hat jeder Kollege ein persönliches Profil, das man besuchen und kommentieren kann. Dann wäre da noch unsere „bunte Community“, in der wir eine Community für die verschiedenen Betriebssportgruppen etabliert haben.
Nicht zu vergessen ist unser „Ebay-Kleinanzeigen-Bereich“, in dem man private Dinge wie Konzertkarten oder Kindersitze anbieten und verkaufen kann. Außerdem gibt´s noch Widgets für Dienstjubiläen, Geburtstage und Nachwuchs.
6. Bewegtbild geht durch die Decke
Wir haben ein internes YouTube aufgebaut, das sich wachsender Beliebtheit erfreut. Dafür haben wir uns entsprechendes Equipment wie Kamera und Mikrofon eingekauft, Software installiert und einfach losgelegt. Videos werden inhouse gedreht und geschnitten und anschließend im Intranet veröffentlicht.
Dazu betten wir die Videos in den Blogartikeln ein. Die Mitarbeiter in unseren Filialen haben alle Kopfhörer bekommen und können so zeitversetzt die Videos nach Interessenlage schauen. So werden auch trockene Themen oft kurz und knackig präsentiert zum Beispiel in Form von Interviews und Tutorial-Videos. Bei uns gibt es mittlerweile schon eigene Formate und sogar eine kleine Sitcom.
7. Kommunikation in Echtzeit
Wir alle kennen das Problem bei Mails. Man bekommt eine Nachricht, antwortet und muss bei dringenden Anliegen warten, bis die Antwort endlich da ist. Das kann nerven.
Hilfreich ist es hier, wenn man chatten kann. Dafür haben wir in OSPA Connect „ein eigenes Skype“, mit dem auch Screensharing möglich ist.
8. To Do oder Tu Du?
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass auch ein To Do Tool enthalten ist, das für die Planung von Aktivitäten hilfreich ist. Hier kann man Aufgaben planen, deligieren und Deadlines definieren.
Wenn eine Aufgabe erledigt ist hakt man sie einfach ab. Per Mail wäre da ein ziemliches Ping Pong nötig.
9. Kalender Integration
Termine und Veranstaltungen können bequem geplant werden und Mitarbeiter können in Kommentaren bei Bedarf Fragen dazu stellen.
10. Bookmarking
Auch ein Lesezeichen-Tool ist an Bord. So können externe und auch interne Links übersichtlich passend zum Thema in der jeweiligen Community gespeichert werden.
Und schon freut sich der eine oder andere gleich über wunderbaren Content.
Fazit
Ein Social Intranet bietet weitaus mehr Möglichkeiten auf verschiedenen Ebenen zusammenzuarbeiten. Der Shift von der geschlossenen Kommunikation in Mails zur offenen Collaboration ist dennoch kulturell nicht zu unterschätzen. Es bedarf einer nachhaltigen Veränderung in der Art und Weise, wie im Unternehmen interagiert wird. Dabei liegt der Fokus klar auf der Eigeninitiative der Mitarbeiter. Vorher reagierte man auf Mails. Heute hat man die Verantwortung, den Communitys und Personen zu folgen, mit denen man inhaltlich zusammenarbeit. Da muss sich die Kultur schon wandeln.
Das macht im ersten Schritt mehr Arbeit, da man sich neu orientieren muss. Im zweiten Schritt erkennt man aber den Vorteil, da sich Netzwerke rund um Themen bilden, die weder mit alten Hierarchien noch mit E-Mail-Ping Pong etwas zu tun haben. Menschen erfahren voneinander und helfen sich. Ideen werden übernommen, Erfolgsgeschichten geteilt. Auch Fehler werden deutlich, doch daraus können eben gleich mehrere Leute lernen.
Natürlich gibt es auch für E-Mail noch Einsatzfälle, etwa bei diskreter One-to-One-Kommunikation oder Austausch mit Externen. Doch der Arbeitsaufwand verringert sich deutlich bei gleichzeitigem Einsatz eines Enterprise Social Networks. Und dann fängt das ganze Thema einen echten Mehrwert zu bilden und Spaß zu machen.
Diskutiert dazu auch gern mit in unserer Google-Community, die wir für die Themen Social Intranet, Social Collaboration und New Work eingerichtet haben.
Frage an euch: Nutzt ihr ein Social Intranet oder habt ihr vor, eins einzuführen? Wie sind eure Erfahrungen?
Gabriel Rath. Speaker, Moderator, Podcaster 
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